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전자문서 제도

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전자화문서란?

전자화문서의 특성

전자화고시에 따라 정보처리시스템을 이용하여 종이문서를 전자적 형태로 변환한 문서를 전자화문서라 합니다.

  1. 종이문서
  2. 정보처리시스템(데이터변환)
  3. 전자화문서
전자문서 및 전자거래 기본법
제5조의2(전자문서의 보관) 2 종이문서나 그밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 '전자화대상문서'라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서(이하 '전자화문서'라 한다)가 다음 ㄱ가 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

일반 스캐닝문서와 전자화문서의 차이

  • 일반 스캐너를 통해 생성된 이미지문서(스캐닝문서)는 업무 효율성을 높일 수 있지만 종이문서와 동일함이 인정 되지 않으므로 법적효력을 보장받을 수 없습니다.
  • '전자문서 및 전자거래 기봅법'에 따라 종이문서와의 내용과 형태가 동일하게 작성된 전자화문서는 법적효력이 보장됩니다.
일반 스캐닝 문서와 전자화 문서의 차이
구분 일반 스캐닝 시스템 전자화 정보시스템
스캐닝 처리과정 1 종이문서 2 스캐닝시스템(스캔시스템) 3 이미지의 순서로 진행된다. 업무 활용을 위한 종이문서의 이미지화 (BPR) 1 종이문서 2 전자화 정보시스템 3 전자화문서의 순서로 진행된다. 전자화고시에 따른 전자화 공정
로그인 자체 인증 시스템 누구나 사용할 수 있음 공인인증서 또는 신원확인 절차 마련 업무권한 부여 및 관리
이미지품질 일반적으로 흑백이미지를 우선 적용 가독성을 확보하기 위해 이미지 품질 기준 마련
이미지 검사 이미지 보정 및 편집 기능 이미지 보정 및 편집 불가 필요시, 재 스캔
이미지 압축 다양한 압축 알고리즘 사용 가능 국제 표준 압축 알고리즘 사용 - 흑백 : G4, JBIG, JBIG2등 - 컬러 : JPEG, JPEG2000등
이미지 보완 암호화(선택적) 암 복호화 기능 적용 파일접근 권한 관리 위 변조방지 기술 적용 (전자서명, 타임스탬프, 무결성 검증 등)
증명주체 자체 증명 종이문서와 전자화문서가 동일함을 법적으로 인정