이용안내 FAQ

전자문서 통합지원센터의 이용안내 및 자주 묻는 질문에 대한 안내입니다.

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전자화작업장의 장점

전자화작업장은 종이문서와 스캔이후 생성되는 전자화문서의 내용·형태의 동일성에 관한 요건을 준수합니다.

또한, 전자화작업장은 전자화고시에 따라 전자화 절차, 품질기준, 인력운영, 전자화전문교육, 정기점검 등으로 체계적으로 관리되고 있습니다. 

전자화작업장에서 전자화(종이문서→전자문서)를 수행하고, 공인전자문서센터에 해당 전자화문서를 보관할 경우, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있어 종이문서를 보관하지 않고 폐기할 수 있습니다.

전자화전문교육이란?

전자화작업을 수행하는 전자화관계자는 전자화 준비단계에서 이관 및 폐기단계에 이르는 프로세스, 전자화관계자의 역할 및 전자화정보시스템 등 관련 내용을 숙지하기 위해 매년 전자화전문교육을 이수해야 합니다.

전자화전문교육을 이수해야하는 대상자와 교육이수시간은 아래와 같습니다.

 

대상자 교육이수시간 
 전자화작성자   스캐너를 이용하여 직접 전자화문서를 생성하는 자   6시간
 시스템관리자   전자화정보시스템 및 프로그램을 운용 관리하는 자  8시간
 전자화검사자  전자화를 통하여 생성된 전자화문서를 검사하는 자  12시간
 전자화책임자  전자화공정에 대한 관리 및 책임이 부여되는 자  12시간 

전자화작업장 등록 이후 운영방법

전자화작업장으로 등록되면 전자화문서 작성량, 교육현황 등에 대한 분기보고서를 한국인터넷진흥원에 제출해야합니다.

또한, 전자화작업장 시설 및 장비의 안정성 등에 대해 매년 1회 정기점검을 받아야 합니다.

전자화작업장 등록현황

현재 등록된 전자화작업장은 아래와 같으며, 자세한 등록현황은 '제도소개 > 전자화작업장 등록현황' 에서 확인하실 수 있습니다.

전자화작업장 등록취소

분기보고나 정기점검 시 요건 미준수로 인해 취소되는 경우 향후 1년간 재등록할 수 없습니다.

전자화작업장을 더 이상 운영하지 않을 경우 전자화문서관리규정 등록을 자진하여 취소할 수 있으며, 이 경우 재등록 기간에 대한 제한은 없습니다.

전자화문서관리규정 등록신청 시 제출이 필요한 서류는 무엇인가요?

전자화문서관리규정 등록을 희망하는 기관은 아래와 같이 등록신청 시 필요한 제반서류를 한국인터넷진흥원에 제출해야 합니다.

  ① 등록 신청서

  ② 전자화문서관리규정

  ③ 사업자등록증 혹은 법인등기부등본

전자화문서관리규정의 주요 내용

전자화문서관리규정의 주요 내용은 다음과 같습니다.

 

- 업무 프로세스(전자화문서 작성 절차 및 방법)

- 전자화관계자 구성 및 역할

- 전자화문서 정책(해상도, 압축알고리즘, 품질기준 등)

- 전자화정보시스템 운영방법 및 관리체계 등

전자화작업장 등록절차 및 방법

전자화작업장을 운영하고자 하는 기관은 한국인터넷진흥원에 등록 신청해야 하며 등록절차는 아래와 같습니다.

 

faq_pc_step1.png

 

한국인터넷진흥원은 등록 신청한 규정의 전자화문서 작성 절차 및 방법의 적합여부를 확인하고 등록증을 교부하며, 전자화문서관리규정이 등록된 법인은 해당 전자화문서관리규정을 작업장에 비치하여야 합니다.

   * 전자화문서관리규정 : 전자화문서 작성과정의 신뢰성을 확보하기 위해 전자화 정책, 전자화관계자의 역할, 전자화작업 절차 및 방법 등을 규정한 문서


전자화작업장이란?

전자화작업장은 전자화고시*에 따라 전자화대상문서(종이문서 등)를 신뢰할 수 있는 스캔을 통해 전자화를 수행하는 공간입니다.

* 전자화고시 : 전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정(과학기술정보통신부 제2017-7호)

전자화작업장은 전자화 공정방식에 따라 ‘집중형’과 ‘분산형’으로 나뉩니다.

1) 집중형 : 업무의 프로세스에 따라 일정 기간 동안 작성 또는 접수된 대상문서를 일괄적으로 전자화 하는 공정

2) 분산형 : 대상문서를 작성 또는 접수한 장소에서 지체 없이 전자화가 이루어지는 공정

공인전자문서중계자 제도의 장점

공인전자문서중계자를 통해 유통되는 전자문서는 유통사실에 대한 법적 효력이 인정됩니다. 또한, 전자문서 유통증명서를 통해 전자문서에 대한 송·수신·열람 사실 증명, 부인방지 등을 보장할 수 있습니다.

 

공인전자문서중계자 제도는 각종 고지서·통지서·청구서, 금융 관련 서류, 증명서 및 진단서 등과 같이 다양한 분야의 중요한 문서를 송·수신 하는 서비스에 유용하게 활용될 수 있습니다.