신뢰스캔 서비스
종이문서 폐기 시 법적 효력을 보장하는 전자화 절차이며, 과기정통부 인가를 받은 사업장에서 종이 문서를 스캔하여 전자화한 후 원본 종이 문서를 폐기해도 법적 효력이 인정되는 공인 전자화 서비스 입니다.
신뢰스캐닝 흐름
종이문서를 전자문서로 변환하여 보관하는 신뢰스캐닝 절차를 나타낸 흐름도이다. 먼저 종이문서를 생성한 후 전자화작업을 수행한다.
신뢰스캐닝(전자화작업) 단계에서는 대상문서 사전검사, 전자화문서 생성, 전자화문서 압축, 내용 및 품질 검사, 속성 및 무결성 정보 첨부,
전자서명 및 타임스탬프 첨부 순으로 처리된다. 이후 생성된 전자화문서는 공인전자문서센터 또는 자체보관시스템 등 보관자가 지정한 시스템으로 이관하여 보관할 수 있다.
기대효과
물리적 인프라 비용 절감
법정 보존 기한을 맞추기 위해 필수적이었던 대규모 문서고 확보 및 항온·항습 등 유지 관리 비용을 전자 서버 보관 비용으로 대체하여 대폭 절감합니다.
데이터 검색 및 활용도 향상
순차적 탐색이 필요한 종이 문서의 한계를 극복하고, 메타데이터 및 OCR(광학문자인식) 기술을 통해 방대한 문서 중 필요한 데이터를 즉시 검색하고 추출할 수 있습니다.
문서 훼손 방지 및 보존성 확보
화재, 누수 등 물리적 환경 요인에 의한 원본 소실 위험을 제거하고, 암호화 및 다중 백업을 통해 문서의 영구적인 무결성을 확보합니다.
일반 스캔문서(이미지문서)와 전자화문서의 비교
스캐너를 통해 생성된 일반 이미지문서(스캔문서)로는 업무 효율을 높일 수 있지만, 법적인 효력을 받지 못함
「전자문서법의 하위 전자화고시」에 따라 생성된 종이문서와의 내용과 형태가 동일하게 작성된 전자화문서는 문서보관효력이 인정됨
| 구 분 | 이미지 문서 | 전자화문서 |
|---|---|---|
| 스캐닝 처리과정 |
종이문서를 스캐닝 시스템(스캔스테이션)을 통해 이미지 문서로 변환하며,
이는 업무 활용을 위한 종이문서의 이미지화(BPR) 과정에 해당한다.
이미지 문서는 종이문서의 내용을 이미지 형태로 저장한 문서이다.
업무 활용을 위한 종이문서의 이미지화(BPR)
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종이문서는 전자화 고시에 따른 전자화 정보시스템의 전자화 공정을 거쳐 전자화문서로 생성되며,
전자화문서는 전자서명, 무결성 정보 등 법적 효력과 신뢰성을 확보할 수 있는 정보를 포함한 문서이다.
전자화고시에 따른 전자화 공정
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| 근거법령 및 효력 | 근거 법령 없음, 사본 역할만 수행 | 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조, 진본 확인 사본으로 역할 (문서보관효력 부여) |
| 로그인 | 자체 인증 시스템 누구나 사용할 수 있음 | 공동인증서 또는 이와 동일한 수준의 신원확인 절차 마련 업무권한 부여 및 관리 |
| 이미지 품질 | 일반적으로 흑백이미지를 우선 적용 | 가독성을 확보하기 위해 이미지 품질 기준 마련 |
| 이미지 검사 | 이미지보정 및 편집 가능 | 이미지 및 내용수정 불가 필요시, 재 스캔 |
| 이미지 압축 | 다양한 압축 알고리즘 사용 가능 |
국제 표준 압축 알고리즘 흑백 : G4, JBIG, JBIG2 등 컬러 : JPEG, JPEG2000 등 |
| 이미지 보안 | 암·복호화 (선택적) | 암·복호화 기능 적용, 파일접근 권한 관리, 위·변조방지 기술 적용 (전자서명, 타임스탬프, 무결성 검증 등) |