전자문서통합지원센터 FAQ(전자화작업장)

: 전자화작업장은 종이문서와 스캔이후 생성되는 전자화문서의 내용·형태의 동일성에 관한 요건을 준수합니다.
또한, 전자화작업장은 전자화고시에 따라 전자화 절차, 품질기준, 인력운영, 전자화전문교육, 정기점검 등으로 체계적으로 관리되고 있습니다.
전자화작업장에서 전자화(종이문서→전자문서)를 수행하고, 공인전자문서센터에 해당 전자화문서를 보관할 경우, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있어 종이문서를 보관하지 않고 폐기할 수 있습니다.

전자화작업을 수행하는 전자화관계자는 전자화 준비단계에서 이관 및 폐기단계에 이르는 프로세스, 전자화관계자의 역할 및 전자화정보시스템 등 관련 내용을 숙지하기 위해 매년 전자화전문교육을 이수해야 합니다.

전자화전문교육을 이수해야하는 대상자와 교육이수시간은 아래와 같습니다.

: 전자화문서관리규정 등록 기업(기관)은 매 분기마다 전자화작업장 운영현황을 한국인터넷진흥원에 제출해야 하며, 미제출 시 등록 취소가 가능합니다. 또한 기업(기관)은 전자화문서관리규정을 등록한 다음 년도부터 매년 1회 정기점검을 받아야 하며, 보완사항이 있을 경우 기간 내 보완이 필요합니다.

: 현재 등록된 전자화작업장은 아래와 같으며, 자세한 등록현황은 '제도소개 > 전자화작업장 등록현황' 에서 확인하실 수 있습니다.

: 분기보고나 정기점검 시 요건 미준수로 인해 취소되는 경우 향후 1년간 재등록할 수 없습니다.

전자화작업장을 더 이상 운영하지 않을 경우 전자화문서관리규정 등록을 자진하여 취소할 수 있으며, 이 경우 재등록 기간에 대한 제한은 없습니다.

: 전자화문서관리규정 등록을 희망하는 기관은 아래와 같이 등록신청 시 필요한 제반서류를 한국인터넷진흥원에 제출해야합니다.
① 전자화문서관리규정 등록 공문 1부(자체 양식)
② 전자화문서관리규정 등록 신청서
③ 전자화문서관리규정
④ 사업자등록증 또는 법인등기부등본 사본

: 전자화문서관리규정의 주요 내용은 다음과 같습니다.

- 업무 프로세스(전자화문서 작성 절차 및 방법)

- 전자화관계자 구성 및 역할

- 전자화문서 정책(해상도, 압축알고리즘, 품질기준 등)

- 전자화정보시스템 운영방법 및 관리체계 등

: 전자화작업장을 운영하고자 하는 기관은 전자화문서관리규정을 한국인터넷진흥원에 등록 신청해야 하며 등록절차는 아래와 같습니다.

전자화문서관리규정 등록절차 STEP1 전자문서관리규정 등록신청 (신청기관->KISA) STEP2 서류 심사(적합여부 확인) (KISA) STEP3 현장 실사(적합여부 확인) (KISA) STEP4 전자화문서관리규정 등록증 교부 (KISA->신청기관) STEP5 전자화문서관리규정 전자화작업장 비치 (신청기관)

한국인터넷진흥원은 등록 신청한 규정의 전자화문서 작성 절차 및 방법의 적합여부를 확인하고, 현장 실사를 통하여 시설 및 장비, 운영체계, 전자화문서 품질 등을 점검 한 후 등록증을 교부하며, 전자화문서관리규정이 등록된 법인은 해당 전자화문서관리규정을 작업장에 비치하여야 합니다.

* 전자화문서관리규정: 전자화문서 작성과정의 신뢰성을 확보하기 위해 「전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정」에 따라 전자화 정책, 전자화관계자의 역할, 전자화작업 절차 및 방법 등을 규정한 문서

: 전자화작업장은 전자화고시*에 따라 전자화대상문서(종이문서 등)를 신뢰할 수 있는 스캔을 통해 전자화를 수행하는 공간입니다.

* 전자화고시 : 전자화문서의 작성 절차 및 방법에 관한 규정(과학기술정보통신부 제2017-7호)

전자화작업장은 전자화 공정방식에 따라 ‘집중형’과 ‘분산형’으로 나뉩니다.

1) 집중형 : 업무의 프로세스에 따라 일정 기간 동안 작성 또는 접수된 대상문서를 일괄적으로 전자화 하는 공정

2) 분산형 : 대상문서를 작성 또는 접수한 장소에서 지체 없이 전자화가 이루어지는 공정

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